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Hinter den Kulissen -
Komm mit in meinen Arbeitsalltag |
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Salam alaikum und Hallo
Heute möchte ich euch mit in meinen Arbeitsalltag nehmen. Die ersten Tage des Monats sind immer besonders intensiv. |
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Im Büro in Bakau
Meistens beginnt es mit einer Fahrt zu Bank, um Bargeld für die Auszahlung der Familienhilfe und der Gehälter zu holen. Regelmäßig mindestens zweimal im Monat rufe ich Geld aus Deutschland ab. Die Kontoführungskosten und die Kosten des Geldtransfers schlagen auch zu Buche.
Ein Anruf bei dem Reislieferanten, der uns den tagesaktuellen Preis nennt, wird getätigt, und mein Mitarbeiter Kalilu fährt in die Hauptstadt, um den Reis zu kaufen.
Wenn dann der Reis kommt, wird die Lieferung per Foto dokumentiert und ich teile die Fotos mit den Spendern in Deutschland. Modou, der zweite Mitarbeiter, verbringt dann die folgenden Tage ausschließlich damit, die Reisabholer mit unserer Liste abzugleichen und die Säcke auszugeben.
Wieder zurück bereiten wir dann die Auszahlung der Gehälter und der Familienhilfe vor. Dazu haben wir uns Listen von unserem Buchhaltungsprogramm ausgedruckt und das Geld in diverse Umschläge zur Auszahlung gepackt. In den ersten Tagen des Monats holen auch die Bedürftigen ihre Familienhilfe ab, die sie meist mit Fingerabdruck auf unseren Belegen quittieren. Auch die Internetkosten und die Telefonkosten werden gleich zur Auszahlung vorbereitet.
An meinen Tagen im Büro in Bakau kommen dann auch immer wieder Bedürftige, die uns ihre Geschichte schildern. Wir nehmen die Daten und ihre Wünsche dann in einem Antragsformular auf. Wir prüfen die familiäre Situation dann und wenn das Team den Bedarf sieht, geben wir sie als Mitglied in unser Verwaltungssystem ein. Wenn eine bestimmte Anzahl von neuen Mitgliedern eingeschrieben ist, drucken wir neue ID-Karten.
Die Software für unsere Buchhaltung und Verwaltung arbeitet DSGVO-konform über das Internet, damit meine Mitarbeiterinnen und ich auch aus Deutschland darauf zugreifen können. In den Verwaltungs- und Projektmanagement Programmen werden alle „Fälle“ eingetragen. Im Team besprechen wir dann, wie wir der jeweiligen Person oder Familie helfen können. Auch wenn ich in Deutschland bin, habe ich so jederzeit Zugriff auf alle Projekte und wir können auch über die Entfernung miteinander kommunizieren.
In Gambia sind wir unter den zehn aktivsten NGOs gelistet. Die Mitarbeiter der NGO-Zentrale besuchen regelmäßig unsere Projekte und coachen uns, wenn nötig oder räumen uns mögliche Hindernisse aus dem Weg.
Unsere Erlaubnis in Gambia als NGO tätig zu sein, müssen wir jährlich Anfang Februar kostenpflichtig erneuern. Dazu beauftragen wir einen Steuerberater, der aus unserer Buchhaltung einen Finanzbericht schreibt, den wir bei der NGO-Behörde vorlegen. Die Tätigkeitsberichte müssen auch für das deutsche Finanzamt und die Behörden in Gambia in den jeweiligen Sprachen geschrieben und für Gambia zur Vorlage gedruckt und gebunden werden. Unsere deutschen Buchhaltungsunterlagen werden per csv an die Steuerberaterin geschickt, die sie dann für das Finanzamt aufbereitet und abgibt.
Vergangenen Monat sind wir mit dem Büro und der Nähschule in neue Räume gezogen. Das alte Büro wurde uns 25 Jahre kostenfrei zur Verfügung gestellt, doch nun mussten und wollten wir etwas verkehrsgünstiger arbeiten, damit die Witwen ihre Reissäcke nicht so weit zu den Vergehrsmitteln transportieren müssen. Die Miete für das Büro wird von den Verwaltungskosten getragen, die Miete der Nähschule von dem Projekt Nähschule.
Bei Feuerkatastrophen, Krankheitsfällen oder anderen außergewöhnlichen Nöten fahren wir dann auch selbst dorthin, um uns ein Bild zu machen. Auch die Besuche der Bedürftigen, die wir nicht so gut kennen, sind Bestandteil unserer Arbeit. Unser ganzes Team ist darauf ausgerichtet Lösungen für jedes einzelne Problem zu finden. Oft beraten wir uns mit Fachleuten wie Bauleitern, Schuldirektoren oder Ärzten, was in den jeweiligen Fällen unternommen werden kann.
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Homeoffice
Zurück im Homeoffice, denn im Büro in Bakau komme ich zu vielen Tätigkeiten nicht, scanne ich dann die Belege, lade die Kontoauszüge von Bank und Paypal herunter und sende alles in die Cloud. Einen großen Teil meiner nimmt die Arbeit an dem Redaktionsplan ein. Die Posts, die Newsletter und die Artikel stimme ich aufeinander ab und lege die Veröffentlichungsdaten fest.
Zwischendurch auch immer wieder Telefonate mit allen Mitarbeitern, damit wir unsere Prioritäten miteinander abstimmen können. Hervorragende Dienste leistet uns die Software Asana, über die wir sämtliche Projekte über die Kontinente hinweg koordinieren. Jeden Morgen am Schreibtisch ist mein erster Blick auf meine Inbox in Asana, um zu schauen, welche Mitarbeiterin welche Informationen benötigt. Mein zweiter Blick geht auf die Konten, um sie der Buchhaltung bereitzustellen und mein dritter Blick auf den WhatsApp- oder Emailverlauf, um dort Fragen zu beantworten.
Auch wenn die reine Buchführungsarbeit mir dankenswerterweise abgenommen wird, schaue ich doch täglich rein, um bei der Finanzierung unserer Projekte immer auf dem Laufenden zu sein.
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Öffentlichkeitsarbeit
Wenn ich eine Zeit lang ohne Unterbrechungen arbeiten kann, dann schreibe ich Blogartikel und Newsletter. Ich habe herausgefunden, dass das die Medien sind, die sich für den sozialen Bereich am besten eigenen. Selbstverständlich sind wir auch auf den anderen Medien vertreten, aber für jede Branche funktionieren bestimmte Medien eben besonders gut.
Denn hier nahe des Äquators, ticken die Uhren doch etwas anders und vieles ist sehr erklärungsbedürftig. Oder hast du dir schon einmal Gedanken darüber gemacht, ob die Totenwäscher genug Geld haben, deine Angehörigen zu waschen, oder dass eine Packung Inkontinenzmaterial ein halbes Monatsgehalt kostet?
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Meine Kollegen
Zurzeit arbeiten in Gambia sechs Angestellte für uns. Zwei Mitarbeiter im Büro in Vollzeit, eine Reinigungskraft und auf Abruf unser Rechtsberater, der uns Türen in den Ämtern und dem Großhandel öffnet. Dazu kommen noch der Wachmann des Schulgrundstücks und der Lehrer der Nähschule, die aus den Spenden der jeweiligen Projekte bezahlt werden.
In Deutschland arbeitet eine Mini-Jobberin für den Social-Media-Bereich. Sie macht die Hintergrund-Recherche für die Artikel und die wöchentlichen Grafiken und Posts, zwei Ehrenamtliche in Verwaltung und Buchhaltung und drei meiner Kinder. Mein Sohn hat unsere Webseite gestaltet (www.helpthepoor.de) und arbeitet als Unterstützung für Social Media auch an den Videos, eine Tochter macht die Grafik, Print- und auch Online-Flyer und eine andere Tochter die gambische Buchhaltung, Kasse und Bank. Für das Webdesign und die Grafik zahlen wir eine kleine Ehrenamtspauschale. Darüber hinaus unterstützen uns einige engagierte Ehrenamtliche, die uns helfen, unsere Botschaft in die Community zu bringen und fleißig Spenden sammeln.
Ich selbst arbeite als Geschäftsführerin für etwa 5€/Stunde. Ob in Gambia oder Deutschland durch die vollständige Digitalisierung unserer Vereinsprozesse kann ich meine Verwaltungs- und Öffentlichkeitsarbeite überall ausführen.
In Deutschland ist dann auch das Abholen und Verpacken der Sachspenden aus ganz Berlin Teil meiner Arbeit. Um Sachspenden z.B. Hygienematerial nach Gambia zu senden, brauchen wir Transportkosten. Unser Bestreben ist es, einmal jährlich eine Beiladung zu einem Container nach Gambia zu senden. Diese Kosten liegen dann oft im 4-stelligen Euro-Bereich. Bei der letzten Abaya und Inkontinenzmaterial-Aktion kamen knapp 100 Pakete Spenden zusammen. |
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Unser Alleinstellungsmerkmal
Was unsere Tätigkeit so arbeitsintensiv macht, ist unser Alleinstellungsmerkmal, dass wir sowohl für die Bedürftigen als auch für die Spender bedarfsorientiert arbeiten. Ob ein Haus abgebrannt ist, eine Operation bevorsteht, oder ein Spender ein Aqiqa-Hammel schlachten oder seine Sadaqa Fidiya zahlen möchte, wir versuchen alles möglich zu machen. Einfacher wäre es, sich nur auf medizinische Hilfe oder Schulgebühren zu spezialisieren. Doch wir wissen, so unterschiedlich wie die Menschen sind, sind auch ihre Bedüfnisse. Seit 25 Jahren leite ich nun diesen Verein. Wir haben immer mal wieder über eine Spezialisierung nachgedacht, doch es würde uns einfach zu schwerfallen, Menschen in Not zurückzuweisen.
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Was kannst du tun?
Du ahnst es wahrscheinlich schon, alle fett markierten Worte sind unsere Verwaltungskosten. Ohne diese Basis bezahlen zu können, könnten wir den Bedürftigen vor Ort nicht in der Größenordnung helfen. Daher ist es umso wertvoller, wenn du uns bei unseren Verwaltungskosten unterstützt. Denn mit jeder Spende für die Verwaltungskosten bekommst du gute Taten (Hassanat) für alle Projekte gutgeschrieben. Fülle mit uns dein Hassanat-Konto auf! Wenn du uns in unserer Arbeit unterstützt, unterstützt du damit
- die Witwen, die Reis brauchen,
- die Kinder, die eine gebührenfreie Schule brauchen
- die Kranken, die eine Behandlung brauchen
- die Fastenden, die ihr Fasten brechen wollen
- die Frauen, die sich auch mal schön uns islamisch korrekt kleiden wollen
- die Schlaganfallpatienten, die ihren Angehörigen nicht mehr als nötig zur Last fallen wollen.
❗Werde Fördermitglied❗
in unserem Verein und unterstütze uns bei unseren engagierten Projekten, den Ärmsten zu helfen, ein liebenswertes Leben zu leben❗ Mit deiner Hilfe können wir ihnen ein paar ihrer Herausforderungen nehmen und ihnen Erleichterung verschaffen. Spende einen Betrag deiner Wahl, damit wir unsere Arbeit sorgenfrei weiterführen können! Einmalig oder regelmäßig, das würde uns besonders freuen.
Du kannst das unten stehende Spendenformular verwenden oder direkt unter:
Help the poor and the needy e.V.
IBAN DE67 3702 0500 0003 2912 03
VZ: FM0029
Abū Huraira (r.a.) überliefert, dass der Gesandte Allahs ﷺ sagte: „Wer einem Gläubigen eine Sorge von den Sorgen dieser Welt nimmt, dem wird Allah eine Sorge von den Sorgen des Tages des Gerichts nehmen. Und wer einem Menschen in Bedrängnis Erleichterung verschafft, dem wird Allah in dieser Welt und im Jenseits Erleichterung verschaffen. Und wer einen Muslim schützt, den wird Allah schützen, im Diesseits und im Jenseits. Allah steht Seinem Diener bei, solange Sein Diener seinem Bruder beisteht …
Riyāḍu ṣ-Ṣāliḥīn, Buch 1, Kapitel 29, Ḥadīṯ-Nr. 245
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